Voorzitter

Livi van Overdam

De voorzitter is hét gezicht van de vereniging en verbindt zijn of haar bestuur tot één team. Daarbij is de voorzitter verantwoordelijk voor het goed functioneren van het bestuur en ondersteunt hij of zij zijn of haar bestuursgenoten waar nodig. Naast deze taken leidt de voorzitter de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergaderingen. De voorzitter dient op de hoogte te zijn van alle essentiële ontwikkelingen, om zo samen met zijn of haar bestuursgenoten beslissingen te kunnen nemen en een bepaalde koers voor zijn of haar bestuursjaar te kunnen vastleggen.

De voorzitter is ook gelijktijdig secretaris van de Stichting Oud-Leden (SOL) en onderhoudt het contact met oud-leden, ereleden, leden van verdienste en instanties. Daarom is het van belang voor deze functie om te beschikken over communicatieve vaardigheden die zowel voor interne als externe contacten gebruikt kunnen worden. Verder is kennis van de vereniging en commissie-ervaring als voorzitter zijnde erg handig, omdat er door velen van de voorzitter verwacht wordt dat hij of zij alles van de vereniging weet. Ook neemt de voorzitter traditiegetrouw de nevenfunctie Commissaris SIB-Nederland op zich. Tot slot organiseert de voorzitter het VN-seminar in samenwerking met de NVVN.

Secretaris

Kenzo Nijs

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van de vereniging. Het zorg dragen voor de ontvangst en beantwoording van de (elektronische) post, het bijhouden van de ledenadministratie en het verzorgen van de notulen voor bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen vormen de belangrijkste taken voor de secretaris. Ook ben je verantwoordelijk voor het ordentelijk houden van zowel het secretariaat (het Hok) als het SIB-archief. Tevens organiseert de secretaris de constitutieborrel voor het bestuur.

Belangrijk voor de functie van secretaris is secuur en gestructureerd kunnen werken: de andere bestuursleden en de SIB-leden kunnen hun eigen taak slechts goed doen, wanneer de essentiële randvoorwaarden, zoals een gestage stroom aan juiste informatie en enige rust, op orde zijn. Daarnaast dient een secretaris zelfstandig te kunnen werken: bestuursleden en SIB-leden zullen veel vragen aan de secretaris stellen, waarop deze snel een antwoord moet kunnen formuleren.

De functie van secretaris wordt wat meer op de achtergrond uitgevoerd, immers merken de meeste leden vrij weinig van de ledenadministratie – tenzij er iets gewijzigd moet worden. Ook is het belangrijk voor de penningmeester dat de secretaris zijn of haar werk goed doet, want zonder correcte gegevens kan de penningmeester per slot van rekening geen contributie innen.

Penningmeester

Rens Kluijtmans

De penningmeester is verantwoordelijk voor de boekhouding en de financiële verslaglegging. De penningmeester beheert daarvoor de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Het in de gaten houden van de inkomsten en uitgaven is deels ook een controlerende taak, wanneer bijvoorbeeld medebestuursleden of commissies zelfstandig uitgaven doen. Het controleren van commissies is dan ook een essentieel onderdeel van het takenpakket van de penningmeester. In het geval van de Zomer Reis is de penningmeester van het bestuur tevens de penningmeester van de Zomerreis commissie.

Als penningmeester is het je doel om een optimale balans te vinden tussen het verwezenlijken van zoveel mogelijk ambities van je bestuursgenoten en commissies, en het zorg dragen dat dit op een financieel verantwoorde manier gebeurt. Voor een penningmeester is het belangrijk om ‘nee’ te kunnen zeggen en kritisch naar uitgaven te kunnen kijken. Een penningmeester staat stevig in zijn/haar schoenen en heeft het langetermijnbelang van de vereniging hoog in het vaandel. Tevens is het essentieel dat een penningmeester secuur en gestructureerd kan werken. Het reeds beheersen van enige boekhoudkundige vaardigheden is voor deze functie een pre, maar geen vereiste.

Commissaris Intern

Victor Gudde

De commissaris Intern staat centraal in het draaiende houden van commissies en is verantwoordelijk voor het onderhouden van contact met genootschappen en disputen. Daarnaast is de commissaris Intern samen met de EL CID-commissie de organisator van de EL CID-activiteiten. Logischerwijs neemt de commissaris Intern plaats in de introductiecommissie en de eerstejaarscommissie om de nieuwe leden welkom te heten en binnen de SIB te introduceren. Een commissaris Intern staat midden in de vereniging en kent de vereniging daarom ook als geen ander. Daarnaast is het belangrijk dat de commissaris Intern zo veel mogelijk leden kent, niet alleen om commissies te formeren, maar ook zodat leden beter verbonden raken aan de SIB. Het is belangrijk dat het bestuur op de hoogte is van de bezigheden van deze verschillende commissies. Daarom leest de commissaris Intern de notulen van deze commissies.

Om zijn/haar taken goed uit te kunnen voeren dient de commissaris Intern reeds te beschikken over sterke communicatievaardigheden en tevens goede organisatorische vaardigheden, al kunnen deze laatste eventueel nog worden ontwikkeld. De commissaris Intern is idealiter een sociaal dier met een enorm hart voor de vereniging. Het kunnen aansturen van mensen en conflict oplossend te werk kunnen gaan, zijn belangrijke eigenschappen voor een commissaris Intern.

Commissaris Inhoudelijke Activiteiten

Sofia Dobrovitskaya

De commissaris Inhoudelijke Activiteiten is verantwoordelijk voor het organiseren van inhoudelijke activiteiten voor de vereniging. De Commissaris Inhoudelijke Activiteiten kan een grote variëteit aan inhoudelijke activiteiten organiseren, waaronder: lezingen, SIB-cinemas, interactieve sessies met organisaties, simulaties, de alumni-avond en instantiebezoeken. In dat laatste geval kan je bijvoorbeeld denken aan een bezoek aan het ministerie van Buitenlandse Zaken of aan de Koninklijke Militaire Academie. Daarnaast zorgt de Commissaris Inhoudelijke Activiteiten, in samenwerking met Commissie Inhoudelijke Activiteiten (CIA), voor de organisatie van fora en het symposium. Bovendien onderhoudt de Commissaris Inhoudelijke Activiteiten contact met het corps diplomatique. Dit uit zich vooral in het organiseren van ambassadebezoeken en de organisatie van de Japanse Tafeltjes Avond (JTA).

Voor deze functie is het beschikken over organisatorische vaardigheden en affiniteit met de inhoudelijke kant van de vereniging dus zeker van belang. Een andere belangrijke taak van de commissaris Inhoudelijke Activiteiten is het onderhouden van contacten met het corps diplomatique en instanties zoals het Instituut Clingendael en de Atlantische Commissie. Doordat dit contact onder andere wordt onderhouden door middel van het bezoeken van verschillende activiteiten van deze instanties, is het belangrijk een goed gevoel te hebben voor netwerken en makkelijk te kunnen praten.

Nevenfuncties

Naast de hiervoor beschreven hoofdfuncties zijn er binnen een SIB-bestuur ook vijf nevenfuncties aanwezig, die zijn onder gebracht bij de verschillende bestuursleden. Deze nevenfuncties zijn: vicevoorzitter, commissaris SIB-Nederland, commissaris Extern, commissaris Pand en commissaris Atlas.

Vicevoorzitter
De vicevoorzitterneemt de taken over van de voorzitter, bij afwezigheid van de voorzitter.

Commissaris SIB-Nederland
De commissaris SIB-Nederland vertegenwoordigt en behartigt de belangen van SIB-Leiden bij het overkoepelende orgaan van alle SIB-steden: SIB-Nederland. Traditioneel vervult de voorzitter deze functie. De commissaris SIB-Nederland moet hierbij niet alleen maar bij de regelmatige overleggen van het landelijk orgaan aanwezig zijn, maar ook het contact onderhouden met de zustersteden.

Commissaris Extern
De commissaris Extern onderhoudt de contacten met de andere (studenten)verenigingen binnen en buiten Leiden en is aanwezig bij vergaderingen van onder andere de Plaatselijke Kamer van Verenigingen (PKvV) en het Veelzijdige Verenigingen Overleg (VVO) als vertegenwoordiger van SIB-Leiden. De Extern organiseert ook met de andere VVO-verenigingen de jaarlijkse VVO-week.

Commissaris Pand
De commissaris Pand houdt zich in beginsel bezig met alle zaken betreffende het Breehuys, oftewel het pand. De belangrijkste taken hierbij zijn het onder andere het onderhouden van contact met de uitbater en zijn personeel, het administreren van alle verkochte drankjes en het goed lopend houden van de tapcommissie. Daarnaast is de commissaris Pand ook vaak te vinden achter de bar om de tapcommissie te ondersteunen.

Commissaris Atlas
De commissaris Atlas is verantwoordelijk voor het contact met de hoofdredactie van het officiële verenigingsblad, de Atlas. Dit bestuurslid dient ervoor te waken dat in het verenigingsblad geen artikelen of andere zaken verschijnen die de goede naam van de vereniging schade aandoen.

Commissaris PR

De Commissaris PR is verantwoordelijk voor het promoten van de vereniging. Onder promotie valt met name het ontwerpen van posters, flyers, banners en het bijhouden van de social media. Bij het promoten van de vereniging wordt de Commissaris PR ondersteunt door de Commissie Vormgeving en Promotie, die in samenwerking met de Commissaris PR bijvoorbeeld helpt bij het ontwerpen van SIB-merch.

 Commissaris Acquisitie

De Commissaris Acquisitie houdt zich bezig met de acquisitie van de vereniging. Hieronder valt contact opnemen en onderhouden met diverse fondsen en commerciële instellingen. Hierbij tracht dit bestuurslid zowel acquisitie binnen te halen voor bepaalde activiteiten, zoals onze reizen, alsook voor de vereniging in het algemeen.